Personel dosyası dağınıksa geri kalan her şey aksıyor.
Kimlik bilgisinden iş sözleşmesine, zimmetten belge sürelerine kadar çalışana ait her kayıt tek yerde durur. Bordro, izin ve bildirgeler bu kayıttan beslenir.
Denetimde istenen evrak nerede duruyor?
- İş sözleşmesi bir klasörde, kimlik fotokopisi başka bir dosyada, sağlık raporu kimsede.
- Ehliyet, sağlık raporu ve İSG eğitim belgesinin süresi dolduğunda kimse haberdar olmuyor.
- Kim kime bağlı, hangi pozisyon boş, onay kime gidecek belli değil.
- Kişisel veri kimde, ne kadar süreyle duruyor, silinecek mi belli değil.
Çalışanın bütün kaydı tek kartta.
Elli alanı aşan personel kartı
Kimlik, iletişim, banka, eğitim, aile, engellilik durumu, askerlik ve sözleşme bilgileri aynı kartta tutulur. Bordro ve bildirgeler buradan besleniyor.
İş sözleşmesi ve evrak
Belirli ve belirsiz süreli sözleşme, ek protokol, gizlilik taahhüdü ve tebligatlar çalışanın kaydına bağlanır, sürüm geçmişiyle saklanır.
Süresi dolan belge uyarısı
Ehliyet, sağlık raporu, İSG eğitimi ve çalışma izni gibi süreli belgeler için önceden uyarı gelir. Süresi geçen belge listede ayrı görünür.
Organizasyon şeması
Departman, pozisyon ve bağlı olduğu yönetici tanımlanır. Onay kuyrukları bu yapıya göre işler, kişi ayrıldığında yetki boşta kalmaz.
Kimlik doğrulama
TC kimlik numarası algoritmayla kontrol edilir, hatalı giriş bildirgeye taşınmadan yakalanır.
Zimmet kaydı
Telefon, bilgisayar, araç ve kart zimmetleri çalışana bağlanır. Çıkışta iade listesi kendiliğinden çıkar.
Alan düzeyinde yetki
Maaş, sağlık ve iletişim bilgileri gibi hassas alanlar role göre gizlenebilir. Kim hangi alanı gördü, kaydı tutulur.
Saklama ve imha
Kişisel veriler saklama süresine bağlanır, süresi dolan kayıt imha listesine düşer. Dijital imha kendiliğinden, kâğıt imha insan onayıyla yürür.
Kim, nerede, hangi durumda.
Toplam ve aktif çalışan, bekleyen onaylar, yaklaşan yıl dönümleri ve açık ilanlar tek ekranda.
Özlük dosyasında yasal zorunluluk nedir?
İşveren, çalıştırdığı her kişi için bir özlük dosyası tutmak ve istendiğinde yetkili makama göstermek zorundadır.
- 4857 m.75İşveren her çalışan için özlük dosyası düzenler; kimlik bilgileri ve kanundan doğan belgeleri burada saklar.
- 4857 m.8Süresi bir yıl ve daha fazla olan iş sözleşmesi yazılı yapılır.
- 6698 m.4Kişisel veri yalnız işlendiği amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü tutulur.
- 6698 m.7İşlenme sebebi ortadan kalkan kişisel veri silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir.
- 6698 m.12Veri sorumlusu, kişisel verilere hukuka aykırı erişimi önlemek için gerekli tedbirleri alır.
- 5510 m.100SGK, işverenden çalışanla ilgili her türlü bilgi ve belgeyi isteyebilir.
Özlük ve Organizasyon üzerine yazdıklarımız.
Özlük ve Organizasyon hakkında sorulanlar.
Özlük dosyasını dijital tutmak yasal olarak yeterli mi?
Kanun dosyanın tutulmasını ve istendiğinde ibraz edilmesini şart koşuyor, biçimini şart koşmuyor. Islak imza gereken belgelerin aslı ayrıca saklanır; Folkena bunların taranmış kopyasını ve nerede durduğunu kayıt altına alır.
Eski personel dosyalarını nasıl aktarıyoruz?
Personel listesi tablodan toplu olarak alınır, evraklar çalışan kartına yüklenir. Aktarım kapsamı çalışan sayısına göre değişir, demoda birlikte planlarız.
Çalışan kendi bilgilerini güncelleyebilir mi?
Adres, telefon ve banka bilgisi gibi alanlar için çalışan portalından güncelleme talebi açılır. Talep İK onayından geçmeden karta işlenmez.
Ayrılan çalışanın verisi ne kadar süre kalıyor?
Her veri türü için saklama süresi tanımlanır. Süre dolduğunda kayıt imha listesine düşer; dijital imha kendiliğinden yapılır, kâğıt evrak için insan onayı beklenir.
Personel dosyalarınızı bir düzene oturtalım.
Demoda mevcut kayıtlarınızın nasıl aktarılacağını ve neyin eksik kaldığını birlikte görürüz.
Bordrolama hizmeti