Özlük Dosyasında Hangi Belgeler Bulunmalı?

Özlük dosyasında en az kimlik fotokopisi, iş sözleşmesi, SGK işe giriş bildirgesi, ücret bordroları, izin kayıtları ve işten ayrılışta düzenlenen ibraname bulunmalıdır. İş Kanunu’nun 75. maddesi, işvereni çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenlemekle ve bu dosyada kanunlar gereği tutulması zorunlu her türlü belge ve kaydı saklamakla yükümlü tutar. Dosya eksikse ya da hiç yoksa denetimde işveren sorumlu tutulur.

Özlük dosyası, İK’nın sadece bir arşiv görevi değildir. İşe alımdan işten çıkışa kadar her adımda üretilen belgenin tek bir yerde, doğru sırayla ve erişim yetkisi belli şekilde durması demektir. Beş çalışanlık bir işletmede bu iş kağıt dosyayla bile yürütülebilir; ancak çalışan sayısı arttıkça hangi belgenin hangi çalışana ait olduğunu, hangi tarihte eklendiğini ve ne zaman süresinin dolacağını elle takip etmek gitgide zorlaşır.

Özlük dosyasında bulunması gereken belgeler

Aşağıdaki tablo, işe girişten işten ayrılışa kadar özlük dosyasında yer alması gereken belgeleri gruplar halinde listeler.

Aşama	Belge
İşe giriş	Kimlik fotokopisi, ikametgah belgesi, özgeçmiş, diploma veya mesleki yeterlilik belgesi örneği
İşe giriş	SGK işe giriş bildirgesi, iş sözleşmesi, işe giriş sağlık raporu
Çalışma dönemi	İmzalı ücret bordroları, izin talep ve onay formları, devamsızlık ve fazla mesai kayıtları
Çalışma dönemi	Zam, terfi, disiplin uyarısı ve varsa iş kazası tutanağı gibi olay bazlı belgeler
İşten ayrılış	Fesih bildirimi veya istifa dilekçesi, ibraname, kıdem ve ihbar tazminatı hesap dökümü

İşin niteliğine göre bu listeye adli sicil kaydı, sürücü belgesi veya sağlık raporu gibi ek belgeler girer. Örneğin gıda sektöründe çalışan personel için portör muayene sonucu, sürücü olarak istihdam edilen çalışan için ehliyet fotokopisi dosyaya eklenir. Her belge, hangi tarihte alındığı ve hangi amaçla saklandığı belli olacak şekilde dosyalanmalıdır; bu düzen hem denetimde hem bir uyuşmazlıkta işvereni korur.

Dosyanın eksiksiz olması kadar güncel kalması da önemlidir. Zam, unvan değişikliği, disiplin süreci veya izin devri gibi çalışma dönemi içinde ortaya çıkan her belge, üretildiği anda dosyaya eklenmelidir; yıl sonunda toplu olarak tamamlanmaya çalışılan bir özlük dosyası genelde eksik kalır.

Özlük dosyası kaç yıl saklanmalı?

Özlük dosyasının tamamı tek bir süreyle değil, içindeki belgenin türüne göre değişen sürelerle saklanır:

• Ücret ve tazminat kayıtları: İş Kanunu’ndaki zamanaşımı süresi 5 yıldır. Bordro, kıdem ve ihbar tazminatı hesapları bu kapsamdadır.
• Sosyal güvenlik belgeleri: SGK ile ilgili işyeri kayıt ve belgeleri 10 yıl saklanır.
• İş sağlığı ve güvenliği kayıtları: Sağlık raporu, iş kazası tutanağı gibi belgeler 15 yıl saklanır.

Bir özlük dosyasında bu üç grup belge birlikte bulunduğu için, uygulamada işverenler dosyanın tamamını en uzun süre olan 15 yıl esas alarak saklar. Süre dolduğunda KVKK’ya göre veriler silinmeli, yok edilmeli veya anonim hale getirilmelidir; gerekçesiz süresiz saklama başlı başına bir KVKK ihlalidir. KVKK kapsamında çalışan verilerinin nasıl korunacağını ayrı yazımızda ayrıntılı işledik.

Saklama süresini belge bazında değil dosya bazında yönetmek pratikte iki soruna yol açar. Birincisi, süresi dolmuş bir belge fark edilmeden yıllarca saklanmaya devam eder ve bu KVKK’daki saklama süresiyle sınırlılık ilkesine aykırı hale gelir. İkincisi, gerçekten gerekli olan bir kayıt yanlışlıkla erken silinirse, ileride açılacak bir SGK denetiminde veya işçilik alacağı davasında işveren o belgeyi ibraz edemez. Bu yüzden her belgenin hangi tarihte dosyaya girdiği ve hangi tarihte saklama süresinin dolacağı ayrıca not edilmelidir.

Elektronik özlük dosyası ve erişim yetkisi

Kanun, özlük dosyasının kağıt üzerinde mi yoksa dijital ortamda mı tutulacağını belirtmez; ikisi de geçerlidir. Elektronik saklamada dikkat edilmesi gereken üç nokta öne çıkar:

1. Bütünlük: Belge sonradan değiştirilemeyecek veya silinemeyecek şekilde arşivlenmelidir. Taranan bir bordro ya da sözleşme, orijinal tarihiyle ve değiştirilemez biçimde saklanmalıdır.
2. Erişim kontrolü: Dosyaya yalnızca yetkili İK personeli erişmelidir; her departmanın her özlük belgesini görmesi KVKK’daki amaçla sınırlı işleme ilkesine aykırıdır. Örneğin bir departman müdürünün, kendi ekibindeki çalışanın sağlık raporuna erişmesi gerekmez.
3. İbraz edilebilirlik: SGK veya İş Müfettişliği talep ettiğinde belge kısa sürede eksiksiz gösterilebilmelidir. Dosyanın hangi klasörde, hangi çalışana ait olduğu net değilse bu süre uzar ve denetimde olumsuz izlenim bırakır.

Kağıt dosyalarda bu üç şart da güçleşir; dolap sayısı arttıkça hangi belgenin hangi çalışana ait olduğunu, hangi tarihte eklendiğini takip etmek zorlaşır ve süresi dolan belge fark edilmeden yıllarca saklanmaya devam eder.

Sık yapılan hatalar

Özlük dosyası uygulamasında İK ekiplerinin en sık düştüğü hatalar birkaç noktada toplanır:

• Bordroların imzasız kalması. Elden ödenen veya banka dekontuyla yetinilen ücretlerde imzalı bordro dosyaya girmez; bu, ücret uyuşmazlığında en çok başvurulan eksikliktir.
• İzin formlarının sözlü onayla geçiştirilmesi. Yazılı izin talebi ve onayı olmayan bir izin, devamsızlık iddiasına karşı işvereni savunmasız bırakır.
• Fesih sürecinin belgelenmemesi. İş akdi kim tarafından, hangi gerekçeyle sonlandırıldıysa buna dair yazılı bildirim ve ibraname dosyaya eklenmezse, işe iade davasında ispat yükü ağırlaşır.
• Tek bir kişide toplanan erişim. Özlük dosyalarının tamamına tek bir kullanıcının sınırsız erişimi olması, hem KVKK’daki veri güvenliği yükümlülüğüne hem de o kişi izinli ya da işten ayrılmışken sürecin kilitlenmesine yol açar.

Özlük dosyası eksikse ne olur?

İş Müfettişliği denetiminde özlük dosyası istenen belgeleri içermiyorsa, eksik her belge için İş Kanunu’nda öngörülen idari para cezası uygulanır. Daha önemlisi, bir işe iade veya tazminat davasında imzalı bordro, ibraname veya fesih bildirimi gibi belgeler yoksa ispat yükü işverenin aleyhine döner. Özlük dosyası, denetimden önce bir savunma belgesi değil, gündelik İK işleyişinin doğal çıktısı olmalıdır.

Folkena’da her çalışanın özlük dosyası kendi profiline bağlı sisteme işlenir; bordro, izin ve sözleşme belgeleri tek yerden, yetkiye göre erişimle görüntülenir ve saklama süresi dolan belgeler ayrıca takip edilebilir. Kağıt dolabı karıştırmak yerine çalışan adını yazıp aramak, hem denetime hazır olmayı hem de günlük İK işini hızlandırır.