SGK Eksik Gün Bildirimi Nasıl Yapılır? Nedenler ve Kodlar

SGK eksik gün bildirimi, bir sigortalının ay içinde 30 günden az prim günü bildirildiği her durumda zorunludur; eksik günün nedenini gösteren kod, ilgili ayı takip eden ayın 26. günü saat 23.59’a kadar Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi (MUHSGK) üzerinden SGK’ya bildirilir. Aşağıda hangi kodun hangi durumu karşıladığını, bildirimin pratikte nasıl yapıldığını ve yanlış ya da eksik bildirimin doğurduğu riskleri bulacaksınız.

SGK eksik gün bildirimi ne zaman zorunludur?

Eksik gün bildirimi, bir çalışanın aynı işyerinde ay içinde 30 günden az sigortalı gün bildirilmesi durumunda devreye girer. Uygulamada en sık karşılaşılan sebepler şunlardır:

• Çalışanın raporlu olması (istirahat).
• Ücretsiz izin kullanması, işveren onayı veya karşılıklı anlaşmayla.
• Kısmi süreli / part-time çalışma modeli.
• Puantaj kayıtlarına göre fiilen çalışılmayan günler (vardiya, parça başı üretim vb.).
• Devamsızlık, mazeretsiz işe gelmeme.
• Grev, lokavt, gözaltı, tutukluluk gibi istisnai durumlar.

Bildirim yükümlülüğü işverene aittir ve her sigortalı için ayrı ayrı değerlendirilir; aynı ay içinde birden fazla neden varsa “12 - Birden fazla neden” kodu kullanılır.

Örnek: 30 günlük bir ayda çalışanlarından biri 6 gün raporlu, kalan 24 gün fiilen çalışmış olsun. Bordro ekibi bu durumda MUHSGK’da o sigortalı için 24 gün prim ödeme gün sayısı, 6 gün de “01 - İstirahat” kodlu eksik gün olarak bildirir. Aynı ayda başka bir çalışan hem 3 gün ücretsiz izin hem de 2 gün mazeretsiz devamsızlık yapmışsa, tek bir sigortalı için iki farklı neden bir arada olduğundan bildirim “12 - Birden fazla neden” koduyla yapılır ve ayrıntı, SGK istediğinde ibraz edilmek üzere özlük dosyasında tutulur.

SGK eksik gün nedeni kodları (tam liste)

Aşağıdaki tablo, MUHSGK’da eksik gün bildiriminde kullanılan kodları ve karşılıklarını gösterir. 22 ve üzeri kodlar özel/istisnai durumlar için ayrılmıştır ve günlük bordro pratiğinde nadiren kullanılır.

Kod	Açıklama
01	İstirahat (sağlık raporu)
02	Ücretsiz izin
03	Disiplin cezası
04	Gözaltına alınma
05	Tutukluluk
06	Kısmi istihdam (part-time çalışma)
07	Puantaj kayıtları
08	Grev
09	Lokavt
10	Genel hayatı etkileyen olaylar
11	Doğal afet
12	Birden fazla neden
13	Diğer nedenler
15	Devamsızlık
16	Fesih tarihinde çalışmamış olma
17	Ev hizmetlerinde 30 günden az çalışma
18	Kısa çalışma ödeneği
19	Ücretsiz doğum izni (analık istirahati sonrası)
20	Ücretsiz yol izni
21	Diğer ücretsiz izin

Kod 14 bu listede yer almaz; SGK numaralandırmasında bu numara boş bırakılmıştır.

Eksik gün bildirimi nasıl yapılır?

Bordro sürecinde eksik gün bildirimi üç adımda tamamlanır:

1. Puantajın kapatılması: İlgili ay için her çalışanın fiilen çalıştığı ve çalışmadığı günler netleştirilir (rapor, izin, devamsızlık vb. kayıtlarla birlikte).
2. Kodun seçilmesi: MUHSGK’nın “sigorta bildirimleri” bölümünde, eksik gün bildirilen her sigortalı için yukarıdaki tablodan uygun kod işaretlenir ve eksik gün sayısı girilir.
3. Beyannamenin onaylanması: Beyanname, takip eden ayın 26’sına kadar onaylanıp gönderilir; aynı süre içinde tahakkuk eden prim de ödenir.

2018’den bu yana ayrı bir “Ek-10 eksik gün bildirim formu” SGK’ya verilmez; işveren yalnızca kodu MUHSGK üzerinden işaretler. Sağlık raporu, ücretsiz izin dilekçesi gibi kanıtlayıcı belgeler ayrıca gönderilmez, ancak SGK denetiminde istenebileceği için personel özlük dosyasında saklanmalıdır.

Uygulamada süreç genelde İK’nın puantajı bordro ekibine devretmesiyle başlar. Puantajda “R” (rapor), “Üİ” (ücretsiz izin) gibi kısaltmalarla tutulan kayıtlar, bordro ekibi tarafından yukarıdaki tabloya göre koda çevrilir. Birden fazla şubesi veya vardiya düzeni olan işyerlerinde bu eşleştirme elle yapıldığında kod karışıklığı en sık görülen hatadır; örneğin ücretsiz izin (02) ile diğer ücretsiz izin (21) kodları birbirine karıştırılabilir. Kod seçimi net değilse, insan kaynakları ile bordro ekibinin izin/rapor belgesini birlikte teyit etmesi en güvenli yoldur.

Yanlış veya eksik bildirimin riskleri

Eksik gün kodunun hiç girilmemesi ya da yanlış seçilmesi tek başına küçük bir işlem hatası değildir:

• Tazminat hakları etkilenir: Kıdem ve ihbar tazminatı, işsizlik maaşı gibi haklar SGK kayıtlarındaki fiilî çalışma süresine göre değerlendirilir. Konuyla ilgili işten çıkış kodlarının nasıl işlediğini SGK işten çıkış kodları ve anlamları yazımızda ayrıntılı bulabilirsiniz.
• Prim tahakkuku hatalı çıkar: Fazla veya eksik prim tahakkuku, sonradan düzeltme beyannamesi ve gecikme faizi riski doğurur.
• Teşvik yararlanması sekteye uğrar: SGK işveren teşviklerinden (5 puanlık indirim dahil) yararlanmak, bildirimlerin doğru ve zamanında yapılmış olmasına bağlıdır.
• Denetimde soru işareti yaratır: SGK müfettişleri, eksik gün kodlarıyla puantaj/özlük kayıtlarını çapraz kontrol eder; tutarsızlık, işyerinin genel denetime alınma riskini artırır.

Hata fark edildiğinde beklemeden düzeltme yapılmalıdır: ilgili aya ait beyanname iptal edilip doğru kodla yeniden düzenlenir. Süre geçtikten sonraki düzeltmelerde gecikme zammı ve idari işlem riski daha yüksektir.

Eksik gün bildiriminde en çok karşılaşılan sorular

Aynı ay içinde işe giren veya işten ayrılan çalışan için ne yapılır? Bu durumda prim gün sayısı zaten sigortalının giriş veya çıkış tarihine göre hesaplanır; kalan günlerin gerekçesi işe giriş/çıkış tarihinden ayrı bir fiili eksik çalışma nedeniyle oluşuyorsa (örneğin işe başladıktan sonra birkaç gün raporlu olduysa) o kısım için ayrıca ilgili kod seçilir.

Kısmi süreli (part-time) çalışanlar her ay eksik gün bildirir mi? Evet; part-time statüsü zaten 30 günden az prim günü anlamına geldiği için her dönem “06 - Kısmi istihdam” kodu kullanılır ve bu, çalışanın statüsüne bağlı süreklilik gösteren tek istisnadır.

Puantajla SGK bildirimi tutmuyorsa ne olur? Bordro ile puantaj kayıtları arasındaki tutarsızlık, SGK denetiminde ilk bakılan noktalardan biridir; bu yüzden eksik gün kodlarının puantaj kaynağıyla birebir eşleşmesi, işverenin kendi elindeki en güçlü savunma belgesidir.

Eksik gün takibi, çalışan sayısı arttıkça elle yürütülmesi zorlaşan bir süreçtir; puantaj ile SGK bildirimi arasındaki tutarlılığı otomatik kontrol eden bir bordro yazılımı bu hatanın büyük bölümünü baştan engeller.