Restoran ve Kafelerde Vardiyalı Personel Bordrosu Nasıl Hazırlanır?

Restoran ve kafede vardiyalı çalışan bir personelin bordrosu, sabit mesaili bir çalışanınkinden en az dört kalemde ayrılır: gece çalışması, hafta tatili, resmi tatil ve fazla mesai. Gece çalışması günde en fazla 7,5 saat olabilir, hafta tatili kesintisiz 24 saattir, resmi tatilde çalışan iki kat ücret alır ve haftalık 45 saati aşan her saat %50 zamlı fazla mesaidir. Aşağıda bu dört kalemin restoran ve kafe vardiyasına nasıl uygulandığını örnek hesaplarla gösteriyoruz.

Vardiyalı bordroyu normal bordrodan ayıran dört kalem

Vardiyalı bir personelin aylık bordrosu, sabit mesai saatiyle çalışan bir ofis personelinin bordrosundan dört kalemde ayrılır: gece çalışması, hafta tatili, resmi tatil ve fazla mesai. Restoran ve kafe işletmelerinde vardiyalar genellikle akşam saatlerine, hafta sonuna ve resmi tatillere denk geldiği için bu dört kalem neredeyse her ay, her çalışan için tekrar hesaplanması gereken kalemlere dönüşür. Sabit mesaili bir çalışanda yılda birkaç kez görülebilecek bu durumlar, vardiyalı bir mutfak veya servis personelinde ayın büyük bölümünü kapsayabilir.

Bu dört kalemin ortak noktası, hiçbirinin aylık maktu maaşın içine gömülemeyecek olmasıdır. “Tüm ek çalışmalar maaşa dahildir” gibi sözleşme maddeleri, Yargıtay içtihatlarında bu hakları ortadan kaldırmaya yeterli görülmez; her kalem ayrı hesaplanıp bordroda ayrı satırda gösterilmelidir.

Gece çalışması: 7,5 saat sınırı ve bordroya etkisi

4857 sayılı İş Kanunu’nun 69. maddesine göre gece süresi, en geç saat 20.00’de başlayıp en erken saat 06.00’ya kadar geçen dönemdir. Bu dönem içinde bir çalışanın günlük çalışma süresi 7,5 saati geçemez. Restoran ve kafelerde akşam vardiyası genellikle 17.00-18.00 gibi başlayıp gece yarısını aştığı için, vardiyanın ne kadarının gece süresine denk geldiğinin doğru işaretlenmesi gerekir.

7,5 saatlik sınırı aşan gece çalışması, ayrıca fazla çalışma sayılır ve saatlik ücretin %50 zamlısı üzerinden bordroya yansır. Örneğin bir aşçı yardımcısı, akşam 19.00’da başlayıp gece 03.30’da biten bir vardiyada çalışıyorsa, bu 8,5 saatlik vardiyanın gece kesimine denk gelen kısmı 7,5 saati aşıyorsa aşan kısım fazla çalışma ücretiyle birlikte hesaplanır.

Kanun, 18 yaşından küçük çalışanlara ve gebe veya yeni doğum yapmış çalışanlara gece çalışması yaptırılmasını da ayrıca sınırlar. Restoran ve kafe işletmelerinde genç personel oranı yüksek olduğu için, vardiya çizelgesi hazırlanırken bu yaş ve durum bilgisinin personel kartında tutulması, gece vardiyasına kimin girip giremeyeceğini baştan netleştirir. Aksi halde vardiya planlaması yapan kişi, denetimde işverenin sorumlu tutulacağı bir ihlale sebep olabilir.

Hafta tatili ve resmi tatilde vardiya çalışması

4857 md. 46 uyarınca haftalık 45 saat çalışan işçiye kesintisiz 24 saat hafta tatili verilir. Vardiyalı işyerlerinde bu gün sabit değildir; bir personelin hafta tatili pazartesi, bir başkasının cuma olabilir. Önemli olan, çizelgeye göre belirlenen tatil gününün kesintisiz kullandırılmasıdır; kullandırılmaz veya o gün çalıştırılırsa hafta tatili ücreti ayrı bir bordro kalemi olarak eklenir.

Resmi tatilde çalışan işçiye ücret nasıl ödenir yazımızda ayrıntılı anlattığımız gibi, resmi ve dini bayram tatillerinde çalışan personel, o günün normal ücretine ek olarak bir gündelik daha hak eder; toplamda iki kat ücret alır. Restoran ve kafe gibi tatil günlerinde de kapanmayan işyerlerinde bu kalem yılda 15 güne yakın tekrarlanır ve personel sayısı arttıkça toplam bordro maliyetini belirgin ölçüde yükseltir.

Kalem	Kural
Gece çalışması sınırı	Günde en fazla 7,5 saat
Hafta tatili	Kesintisiz 24 saat, kullanılmazsa ayrı ücret
Resmi tatil çalışması	Normal ücret + 1 gündelik = 2 kat
Fazla mesai	Haftalık 45 saati aşan kısım, %50 zamlı

Vardiyada fazla mesai örnek hesabı

Restoran ve kafede yoğun dönemlerde (yılbaşı, bayram, yaz sezonu) vardiyaların uzaması sık görülür. Fazla mesai saat ücreti, aylık brüt ücretin 225’e bölünmesiyle bulunan saatlik ücrete %50 zam eklenerek hesaplanır. Aylık brüt ücreti 30.000 TL olan bir servis personeli, bir ayda 15 saat fazla çalışma yaptığında:

1. Saatlik ücret: 30.000 / 225 = 133,33 TL
2. Fazla mesai saat ücreti (%50 zam): 133,33 x 1,5 = 200,00 TL
3. Aylık fazla mesai ücreti: 200,00 x 15 = 3.000,00 TL (brüt)

Bu tutarı hızlıca doğrulamak için fazla mesai hesaplama aracını kullanabilirsiniz. Yıl içinde bir çalışana yaptırılabilecek fazla çalışma toplamda 270 saati geçemez; vardiya çizelgesi sık değişen restoran ve kafe işletmelerinde bu sınıra kimin ne kadar yaklaştığını elle takip etmek, personel sayısı arttıkça giderek zorlaşır.

Fazla mesai, gece çalışması ve resmi tatil ücretlerinin tamamı brüt ücrete eklendiği için SGK prim matrahını ve gelir vergisi matrahını yükseltir. Yoğun bir ayda bu ek kalemler toplanınca çalışanın vergi dilimi değişebilir, bu durumda net ele geçen artış beklenenden düşük çıkabilir. Brütten nete maaş hesaplama rehberimizde bu matrah etkisinin adım adım nasıl işlediğini görebilirsiniz.

PDKS ile vardiya puantajı neden zorunlu hale geliyor

Restoran ve kafede vardiya çizelgesi haftalık, bazen günlük değişir; bir personel bu hafta akşam vardiyasında, gelecek hafta sabah vardiyasında olabilir. Bu değişkenlik, kağıt puantaj veya sözlü bildirimle takip edildiğinde gece saatleri, hafta tatili günü ve fazla mesai saatleri kolayca karışır. PDKS nedir, mobil ve GPS’li personel takibi yazımızda anlattığımız gibi, giriş-çıkış saatlerinin dijital olarak kaydedilmesi, hangi personelin hangi vardiyada, kaç saat ve hangi kategoride (gece, tatil, fazla mesai) çalıştığını tek kayıttan üretir.

Bir denetim veya işçi şikayetinde ispat yükü işverendedir. PDKS kaydı olmayan bir işyerinde, gece çalışması sınırının aşılıp aşılmadığı, hafta tatilinin gerçekten kullandırılıp kullandırılmadığı ya da resmi tatilde kimin çalıştığı sözlü ifadeyle kanıtlanmaya çalışılır; bu da işveren aleyhine sonuçlanan uyuşmazlıklara yol açar. Giriş-çıkış saatlerinin PDKS’ten bordroya otomatik aktarıldığı bir düzende ise her kalem, tarih ve saat damgasıyla birlikte kayıt altındadır.

Elle tutulan Excel tabloları vardiyalı işletmelerde özellikle risklidir: her personelin haftalık çizelgesini, gece saatlerini, tatil günlerini ve fazla mesai toplamını elle işlemek zaman alır ve personel sayısı arttıkça hata payı katlanarak büyür. Restoran ve kafe zincirlerinde birden fazla şubenin vardiya verisini tek merkezde toplamak, hem bordro hazırlama süresini kısaltır hem de denetimde ibraz edilecek kaydı hazır tutar.